Организация конференции - процесс, включающий в себя множество этапов: подбор и подготовку зала для проведения конференции, встречу и размещение участников, решение технических вопросов, составление...
Организация конференции - процесс, включающий в себя множество этапов: подбор и подготовку зала для проведения конференции, встречу и размещение участников, решение технических вопросов, составление трансфера, кейтеринг.
Так много площадок, столько подрядчиков, необъятное количество вопросов и деталей, каждая из которых является ключевой в воссоздании общего настроения мероприятия. Мы поможем подготовить все это максимально эффективно, не тратя Вашего драгоценного времени и при этом, сэкономим Ваш бюджет!
Организация конференции может включать следующие опции:
- подготовка деловой и креативной концепции конференции;
- подбор и аренда площадки;
- создание базы потенциальных участников;
- приглашение спикеров;
- разработка индивидуального визуального стиля мероприятия;
- создание сайта мероприятия, индексация в поисковых машинах;
- привлечение медиа-партнеров;
- дизайн и верстка информационных материалов (буклетов, писем, пригласительных);
- упаковка и рассылка информационных материалов;
- доставка приглашений с курьером;
- обзвон и регистрация участников;
- организация «горячей линии» для регистрации;
- сбор регистрационных/спонсорских взносов;
- сбор тезисов, презентаций от докладчиков;
- печать баннера-задника;
- разработка декораций для помещения;
- флористическое оформление;
- размещение корпоративной символики в зале;
- питание и напитки (обед и welcome-кофе и 2 кофе-паузы);
- производство указателей и табличек в президиум;
- предоставление трибуны с лого;
- печать и упаковка материалов конференции;
- предоставление акустического и проекционного оборудования;
- встреча и регистрация на мероприятии;
- печать индивидуальных пластиковых бэджей;
- сертификаты об участии (в рамках, стекло);
- фото и видеосъемка;
- фуршет или банкет с шоу-программой;
- администрирование мероприятия;
- рассылка благодарственных писем;
- предоставление отчета.